Os Certificados Digitais estão cada vez mais essenciais para diversas empresas, sejam elas de qualquer porte ou de qualquer ramo. Mas você sabe o que são eles e quais suas principais finalidades? No texto de hoje, vamos falar um pouco sobre os certificados digitais, explicar o motivo para utilizá-los e trazer algumas informações bastante relevantes para o empresário que ainda não entende muito bem quais os maiores motivos para fazer uso desse tipo de ferramenta o máximo possível.
Veja abaixo e descubra mais sobre o assunto!
Afinal, o que são Certificados Digitais?
Certificados Digitais são, basicamente, como uma assinatura digital. Pense na sua assinatura convencional, utilizada para que você possa realizar transações sem o risco de que alguém use o seu nome indevidamente. O certificado digital funciona de maneira parecida, porém, digitalmente.
Porém, é importante entender que:
- O certificado digital tem validade jurídica, ou seja, ele pode ser usado para documentos oficiais, sem nenhum problema. Com ele, você está apto a realizar transações de qualquer natureza.
-Â Hoje, esse tipo de assinatura já é praticamente obrigatória. O Certificado Digital é cobrado em uma série de sites oficiais, como os governamentais, por exemplo. Se uma empresa precisar emitir nota fiscal ou assinar algum documento, ele será exigido em boa parte das vezes. Então, ter um certificado digital se tornou essencial.
Quais são os tipos de Certificados Digitais conhecidos?
Apesar de parecer que todos os Certificados Digitais são iguais, existem tipos diferentes que valem ser conhecidos. São eles:
- e-CPF: O e-CPF nada mais é do que um CPF digital. Ele é destinado exclusivamente para pessoas físicas e tem o objetivo de ajudar a assinar documentos na Receita Federal de forma digital, sem que seja preciso enviar documentos assinados manualmente. Também pode ajudar na autenticação de documentos e de e-mails.
- e-CNPJ: Na mesma linha do e-CPF, o e-CNPJ é um CNPJ digital, utilizado por pessoas jurídicas, ao invés das físicas. Ele é usado pelo sócio ou proprietário da empresa para emitir documentos, assinar diversos deles e também solicitar serviços, como empréstimos bancários em nome da empresa.
- Certificados de série A: Esse tipo de certificado é utilizado na web, basicamente. Serve para autenticar e-mails, confirmar identidades, redes VPN e outros documentos.
- Certificados Série S: São usados para sigilo de documentos extremamente confidenciais, como os de empresas e os públicos.
Apesar desses serem os certificados mais comuns, existem outros modelos e até séries diferentes. Porém, os mais usados são aqueles por empresas, como o e-CNPJ. Aliás, serão esses modelos os exigidos na hora de realizar uma transação pela sua empresa.
Benefícios de ter um certificado digital
Separamos abaixo alguns dos principais benefícios de ter um certificado digital e para que ele serve na prática. Vamos lá!
1- Realizar transações bancárias com mais segurança, sem o risco de que alguém invada o seu computador ou possa mexer na sua conta sem a devida autorização. Esse tipo de certificado evita problemas que antes eram mais comuns.
2- Realizar a entrega do Imposto de Renda sem grandes problemas.
3- Emitir notas fiscais pela internet. Sem o certificado digital, isso não será possível.
4- Consultar a situação fiscal da empresa na Receita Federal e acompanhar todos os processos que possam estar correndo com o CNPJ.
5- Assinar documentos oficiais e não-oficiais pela internet sem precisar comprovar a assinatura manualmente depois. Os documentos são válidos assim como os impressos.
Uma informação que é muito importante em relação aos Certificados Digitais tem a ver com a segurança que ele oferecem. Todos os documentos assinados são considerados oficiais, sem a menor necessidade de entregas de documentos impressos, porém, ainda assim são extremamente seguros e protegidos de fraudes. Isso faz com que muitas empresas tenham migrado para esse tipo de documentação ao invés da documentação em papel - poupando mais trabalho e, claro, economizando muito.
Como obter um certificado digital?
Para obter um certificado digital com segurança, você precisará seguir os passos:
- Escolher uma Autoridade Certificadora ou um Cartório Digital. Ela deve estar devidamente autorizada pelo governo.
- Faça junto com ela a solicitação do seu certificado. Pode ser alguns dos modelos que falamos acima ou um outro específico. É válido se informar com o seu contador sobre os modelos disponíveis e quais serão úteis para a sua empresa.
- Fazer o pagamento, que pode variar entre R$155,00 até R$300,00, dependendo do modelo e também da Autoridade Certificadora escolhida. Esse certificado não é vitalício e deve ser renovado a cada 12 meses. Por ter um custo razoável, é interessante tentar encontrar um certificado que seja exatamente aquele que você precisa - assim você não corre o risco de comprar por algo que não irá usar com tanta frequência.
Eu preciso de um certificado digital?
Muitos empreendedores têm dúvidas se precisam ou não de um certificado digital. E mais: querem saber se são obrigados a ter um. Afinal, para quem eles são exigidos? Basicamente, para todas as empresas, até mesmo o MEI que emite nota fiscal de qualquer natureza. Além disso, algumas empresas, como aquelas optantes do Lucro Presumido precisam do Certificado para obterem documentos mensais obrigatórios e fazer o preenchimento deles adequadamente.
Porém, é muito comum que os contadores já tenham cuidado dessa parte sem que o empresário não se lembre. Por isso, é válido perguntar para o seu contador se o certificado digital foi feito e se está disponível para uso.
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